Zgodnie z treścią art. 96h kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji publicznej niezwłocznie przekazuje mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, jeżeli je posiada.
Wskazany przepis nakłada na organ prowadzący sprawę obowiązki informacyjne wobec mediatora wyznaczonego do przeprowadzenia mediacji. Regulacja ta odpowiada idei odformalizowanego charakteru mediacji. Odformalizowanie mediacji dotyczy m.in. możliwych do zastosowania sposobów komunikowania się mediatora z uczestnikami mediacji i organem administracji, który nie przystąpił do mediacji jako jej uczestnik. Sposób komunikowania pomiędzy w/w podmiotami powinien być możliwie szybki i swobodny, nie musi on przebiegać w sposób uregulowany w przepisach k.p.a. dotyczących doręczania korespondencji pomiędzy organem a stroną postępowania.
Organ prowadzący sprawę jednocześnie z wydaniem postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji powinien przekazać wyznaczonemu mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji i ich pełnomocników, które są w jego posiadaniu. Wspomnianymi danymi kontaktowymi są: adresy korespondencyjne, numery telefonów i adresy poczty elektronicznej.
Jednak z obecnie obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek gromadzenia przez organ prowadzący daną sprawę wszystkich wyżej wymienionych danych kontaktowych. Organ ma obowiązek ustalić jedynie adresy korespondencyjne wszystkich stron postępowania. Obowiązek posiadania przez organ adresu strony postępowania wynika z brzmienia art. 63 § 2 k.p.a. i art. 64 § 1 k.p.a.
Wobec tego należy stwierdzić, że w każdym przypadku organ bez problemu wskaże wyznaczonemu mediatorowi adresy korespondencyjne uczestników mediacji. Tak samo bez problemu wskaże adresy korespondencyjne pełnomocników uczestników, bowiem oni zawsze w momencie przystąpienia do sprawy klienta podają taki adres.
Organ prowadzący sprawę powinien jednak dążyć do uzyskania innych danych kontaktowych wymienionych wprost w treści art. 96h k.p.a. tj. numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej. W szczególności gdy nosi się z zamiarem skierowania danej sprawy do mediacji. Uzyskanie takich danych spowoduje przyśpieszenie całego procesu mediacji, a co za tym idzie przyczyni się do realizacji zasady szybkości postępowania administracyjnego. Ponadto takie sposoby komunikacji (telefon, mail) nie generują praktycznie żadnych kosztów w przeciwieństwie do korespondencji tradycyjnej.
** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora