Zgodnie z treścią art. 96i kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator zapoznaje się z aktami sprawy i ma prawo sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, chyba że uczestnik mediacji w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.
W świetle w/w przepisu mediator uzyskuje dwa uprawnienia. Po pierwsze mediator ma prawo zapoznać się z aktami sprawy. Po drugie mediator ma prawo sporządzać z akt sprawy notatki, kopie i odpisy. Uprawnienia te stwarzają wyznaczonemu w sprawie mediatorowi narzędzia do skutecznego przeprowadzenia mediacji. Uprawnienia te są przede wszystkim przydatne mediatorowi do ustalenia kwestii spornych między uczestnikami mediacji oraz poznania stanu faktycznego i prawnego sprawy.
Jednak skorzystanie przez mediatora z w/w uprawnień jest uzależnione od zachowania się uczestników mediacji. Każdy z uczestników mediacji może w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazić zgody na zapoznanie się mediatora z aktami. Brak zgody choćby jednego z uczestników mediacji wyrażony w w/w terminie uniemożliwia mediatorowi zapoznanie się z aktami i co za tym idzie wówczas mediator nie może sporządzać notatek, kopii lub odpisów z akt sprawy. Powyższa regulacja wprowadza domniemanie zgody uczestników na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy, które może być obalone jedynie poprzez złożenie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy. Należy podkreślić, że złożenie po terminie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy nie blokuje mediatorowi możliwości zapoznania się z aktami sprawy.
Odmowa wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy jest oświadczeniem woli strony i wobec tego może zostać złożone w formie i trybie właściwym dla podania w postępowaniu administracyjnym, w szczególności w postaci pisemnej. Oznacza to, że dla zachowania siedmiodniowego terminu, o którym mowa w art. 96i k.p.a. wystarczy nadać pismo w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (tj. Poczcie Polskiej) w ostatnim dni tego terminu. Taka regulacja powoduje w rzeczywistości przedłużenie czasu oczekiwania (powyżej siedmiu dni) mediatora na zapoznanie się z aktami sprawy.
Pożądana byłaby zmiana tej regulacji przez ustawodawcę, tak aby niepotrzebnie nie przedłużać chwili rzeczywistego rozpoczęcia mediacji. Obecnie jednak warto postulować aby organ prowadzący sprawę po upływie terminu siedmiu dni skontaktował się (drogą telefoniczną / mailową ) z uczestnikami mediacji aby ustalić czy skorzystali oni z prawa do odmowy wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy.
Uprawnienie mediatora do zapoznania się aktami sprawy obejmuje dostęp do całości akt administracyjnych danej sprawy. Dostęp ten polega na bezpośrednim wglądzie mediatora do wszystkich materiałów sprawy, który odbywa się w miejscu siedziby organu.
Prawo do sporządzania notatek, kopii i odpisów z akt sprawy realizowane jest przez mediatora samodzielnie. W szczególności mediator może robić własnoręczne notatki, wykonywać fotokopie (zdjęcia) dokumentów. Mediator nie może jednak żądać od organu prowadzącego sprawę ani wydania uwierzytelnionych odpisów akt sprawy, ani sporządzenia kopii akt sprawy.
Prawo do zapoznania się przez mediatora z aktami sprawy wygasa w chwili zakończenia mediacji tj. w chwili sporządzenia przez mediatora protokołu z przebiegu mediacji.
** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora