Protokół z przebiegu mediacji jest dokumentem sporządzanym przez mediatora z udziałem uczestników mediacji. Dokument ten zawiera podstawowe dane dotyczące postępowania mediacyjnego, w szczególności wskazuje na wynik mediacji. Mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji niezależnie od tego czy strony osiągnęły porozumienie czy też mediacja zakończyła się brakiem porozumienia. Następnie po sporządzeniu protokołu z przebiegu mediacji mediator przedkłada go do podpisu uczestnikom mediacji. Taki protokół jest na koniec przesyłany przez mediatora do organu prowadzącego daną sprawę.
Sporządzenie i przekazanie do organu prowadzącego sprawę protokołu z przebiegu mediacji wywiera istotne skutki prawne, bowiem kończy postępowanie mediacyjne w danej sprawie. Po otrzymaniu protokołu z przebiegu mediacji organ ma obowiązek dokonania oceny proponowanego przez uczestników mediacji sposobu załatwienia sprawy. Organ powinien również niezwłocznie wydać postanowienie w sprawie ustalenia wysokości kosztów mediacji.
Istotą protokołu z przebiegu mediacji jest przedstawienie okoliczności przeprowadzonej mediacji oraz ustaleń uczestników poczynionych w toku mediacji. Protokół z przebiegu mediacji jest jedynym dokumentem, w którym mogą być zawarte w/w informacje. Żaden inny dokument dotyczący przebiegu mediacji i jej wyników nie może być włączany do akt sprawy administracyjnej. Regulacja ta ma na celu zabezpieczenie zasady poufności mediacji.
Zgodnie z treścią art. 96m § 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) protokół z przebiegu mediacji zawiera: 1) czas i miejsce przeprowadzenia mediacji; 2) imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy (siedziby) uczestników mediacji; 3) imię i nazwisko oraz adres mediatora; 4) dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy; 5) podpis mediatora oraz uczestników mediacji, a jeżeli którykolwiek z uczestników mediacji nie może podpisać protokołu, wzmiankę o przyczynie braku podpisu.
Przepis ten w sposób wyczerpujący określa wszystkie elementy protokołu z przebiegu mediacji. Oznacza to, że poza w/w elementami w protokole z przebiegu mediacji nie mogą się znaleźć inne informacje, w szczególności informacje dotyczące składanych przez uczestników mediacji oświadczeń, propozycji ugodowych oraz merytorycznych stanowisk uczestników mediacji (zasada poufności mediacji).
Najważniejszym elementem protokołu z przebiegu mediacji jest wskazanie ustaleń dotyczących sposobu załatwienia sprawy. Właśnie ten element jest oceniany przez organ prowadzący sprawę przez pryzmat zgodności z prawem. Element ten decyduje o skuteczności mediacji, bowiem wspólne ustalenia uczestników mediacji zgodne z przepisami prawa są wiążące dla organu prowadzącego sprawę. Przez ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy należy rozumieć zgodną propozycję załatwienia sprawy, którą organ może zastosować wprost w swoim rozstrzygnięciu, a nie wszystkie ustalenia poczynione przez uczestników mediacji w toku mediacji.
W przypadku gdy w toku mediacji uczestnicy mediacji nie poczynili żadnych zgodnych ustaleń co do sposobu załatwienia sprawy lub dokonane ustalenia mają wyłącznie charakter ogólny i kierunkowy lub dokonane ustalenia odnoszą się tylko do części przedmiotu sprawy okoliczność ta powinna zostać uwzględniona w protokole z przebiegu mediacji. Okoliczność taka ma znaczenie bowiem organ prowadzący sprawę również w takim przypadku może załatwić sprawę w sposób zgodny z takimi ustaleniami uczestników mediacji.
** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora