Sezon na mediacje

Zgodnie z treścią art. 96n § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.

Warto wskazać, że związanie organu prowadzącego sprawę ustaleniami protokołu z przebiegu mediacji zależy od prawidłowego przeprowadzenia całego procesu mediacji. Cały tryb wszczęcia, przeprowadzenia i zakończenia mediacji został omówiony poprzednich moich tekstach. Przepisy k.p.a. nakładają na organ i mediatora konkretne obowiązki, które muszą być przez nich zrealizowane. Dopiero wówczas ustalenia uczestników mediacji (wypracowane w toku mediacji) dotyczące sposobu załatwienia sprawy zawarte w dokumencie kończącym mediacje (tj. protokole z przebiegu mediacji) mogą wywołać skutki prawne określone w art. 96n k.p.a.

Warto zwrócić jednak uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię. Mianowicie ustalony przez uczestników mediacji sposób rozstrzygnięcia sprawy musi znajdować oparcie w zgromadzonym przez organ prowadzący sprawę materiale dowodowym. Należy podkreślić, że przeprowadzenie mediacji w danej sprawie nie zwalnia organu prowadzącego tą sprawę z generalnych obowiązków tj. dokładnego ustalenia stanu faktycznego sprawy (art. 7 k.p.a.), wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego (art. 77 § 1 k.p.a.) oraz oceny tego materiału dowodowego (art. 80 k.p.a.). Oznacza to, że organ prowadzący sprawę ma obowiązek ocenić czy ustalenia poczynione przez uczestników mediacji korespondują z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie. Dopiero gdy organ uzna, że ustalenia uczestników mediacji są zgodne z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie może zastosować art. 96n k.p.a.

Przepis art. 96n § 2 k.p.a. reguluje jakie dokumenty związane z przeprowadzeniem mediacji znajdują się w aktach sprawy prowadzonych przez organ. Zgodnie z treścią tego przepisu do akt postępowania nie włącza się dokumentów i innych materiałów, które nie znajdują się w aktach postępowania, ujawnionych w toku mediacji przez jej uczestników, jeżeli te dokumenty i materiały nie stanowią podstawy do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przebiegu mediacji. Oznacza to, że do akt postępowania załącza się jedynie te dokumenty i materiały ujawnione w toku mediacji przez jej uczestników, które stanowią podstawę do załatwienia sprawy zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole mediacji. Regulacja ta jest wyrazem realizacji zasady poufności postępowania mediacyjnego.

Niniejszy tekst jest ostatnim tekstem z cyklu poświęconego mediacji w postępowaniu administracyjnym. Wobec tego w razie pojawienia się pytań lub wątpliwości w tym zakresie zapraszam do zakładki mediacja administracyjna http://www.sezonnamediacje.pl/?cat=11 gdzie znajdują się wszystkie moje dotychczasowe wpisy dotyczące tego rodzaju mediacji.

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Protokół z przebiegu mediacji jest dokumentem sporządzanym przez mediatora z udziałem uczestników mediacji. Dokument ten zawiera podstawowe dane dotyczące postępowania mediacyjnego, w szczególności wskazuje na wynik mediacji. Mediator sporządza protokół z przebiegu mediacji niezależnie od tego czy strony osiągnęły porozumienie czy też mediacja zakończyła się brakiem porozumienia. Następnie po sporządzeniu protokołu z przebiegu mediacji mediator przedkłada go do podpisu uczestnikom mediacji. Taki protokół jest na koniec przesyłany przez mediatora do organu prowadzącego daną sprawę.

Sporządzenie i przekazanie do organu prowadzącego sprawę protokołu z przebiegu mediacji wywiera istotne skutki prawne, bowiem kończy postępowanie mediacyjne w danej sprawie. Po otrzymaniu protokołu z przebiegu mediacji organ ma obowiązek dokonania oceny proponowanego przez uczestników mediacji sposobu załatwienia sprawy. Organ powinien również niezwłocznie wydać postanowienie w sprawie ustalenia wysokości kosztów mediacji.

Istotą protokołu z przebiegu mediacji jest przedstawienie okoliczności przeprowadzonej mediacji oraz ustaleń uczestników poczynionych w toku mediacji. Protokół z przebiegu mediacji jest jedynym dokumentem, w którym mogą być zawarte w/w informacje. Żaden inny dokument dotyczący przebiegu mediacji i jej wyników nie może być włączany do akt sprawy administracyjnej. Regulacja ta ma na celu zabezpieczenie zasady poufności mediacji.

Zgodnie z treścią art. 96m § 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) protokół z przebiegu mediacji zawiera: 1) czas i miejsce przeprowadzenia mediacji; 2) imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy (siedziby) uczestników mediacji; 3) imię i nazwisko oraz adres mediatora; 4) dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy; 5) podpis mediatora oraz uczestników mediacji, a jeżeli którykolwiek z uczestników mediacji nie może podpisać protokołu, wzmiankę o przyczynie braku podpisu.

Przepis ten w sposób wyczerpujący określa wszystkie elementy protokołu z przebiegu mediacji. Oznacza to, że poza w/w elementami w protokole z przebiegu mediacji nie mogą się znaleźć inne informacje, w szczególności informacje dotyczące składanych przez uczestników mediacji oświadczeń, propozycji ugodowych oraz merytorycznych stanowisk uczestników mediacji (zasada poufności mediacji).

Najważniejszym elementem protokołu z przebiegu mediacji jest wskazanie ustaleń dotyczących sposobu załatwienia sprawy. Właśnie ten element jest oceniany przez organ prowadzący sprawę przez pryzmat zgodności z prawem. Element ten decyduje o skuteczności mediacji, bowiem wspólne ustalenia uczestników mediacji zgodne z przepisami prawa są wiążące dla organu prowadzącego sprawę. Przez ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy należy rozumieć zgodną propozycję załatwienia sprawy, którą organ może zastosować wprost w swoim rozstrzygnięciu, a nie wszystkie ustalenia poczynione przez uczestników mediacji w toku mediacji.

W przypadku gdy w toku mediacji uczestnicy mediacji nie poczynili żadnych zgodnych ustaleń co do sposobu załatwienia sprawy lub dokonane ustalenia mają wyłącznie charakter ogólny i kierunkowy lub dokonane ustalenia odnoszą się tylko do części przedmiotu sprawy okoliczność ta powinna zostać uwzględniona w protokole z przebiegu mediacji. Okoliczność taka ma znaczenie bowiem organ prowadzący sprawę również w takim przypadku może załatwić sprawę w sposób zgodny z takimi ustaleniami uczestników mediacji.

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Przepis art. 96l kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) do kosztów mediacji zalicza wynagrodzenie mediatora oraz poniesione przez niego wydatki w związku z przeprowadzeniem mediacji w danej sprawie.

Wynagrodzenie mediatora przysługuje mu z racji pracy jaką wykonuje od momentu doręczenia postanowienia o skierowaniu danej sprawy do mediacji aż do chwili przekazania protokołu z przebiegu mediacji. Wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji obejmują wszelkie udokumentowane i niezbędne koszty poniesione przez mediatora w związku z zorganizowaniem procesu mediacji i prowadzeniem mediacji tj. koszty przejazdu, wynajmu pomieszczenia oraz korespondencji.

Kwestie związane z wynagrodzeniem mediatora i zwrotem poniesionych przez niego wydatków reguluje rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2.06.2017r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym. Wynagrodzenie i zwrot wydatków przysługuje mediatorowi niezależnie od wyniku mediacji.

Zgodnie z treścią art. 96l k.p.a. mediator może wyrazić zgodę na przeprowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Warto wskazać, że w przypadku zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia mediator nadal zachowuje uprawnienie do zwrotu poniesionych wydatków. Zrzeczenie się prawa do wynagrodzenia powinno nastąpić w formie oświadczenia woli spełniającego wymogi ogólne podania w postępowaniu administracyjnym określone w art. 63 § 1-3 k.p.a. Mediator może podjąć taką decyzję nawet przed rozpoczęciem mediacji. Jednak granicznym momentem na zrzeczenie się wynagrodzenia jest chwila przekazania protokołu z przebiegu mediacji.

Ustalenie kosztów mediacji następuje w drodze postanowienia wydanego przez organ prowadzący daną sprawę. Postanowienie to jest wydawane przez organ niezwłocznie po doręczeniu przez mediatora protokołu z przebiegu mediacji. Adresatem tego postanowienia jest mediator oraz strony postępowania – w przypadku gdy w sprawie może być zawarta ugoda, bowiem wówczas strony postępowania są zobowiązane do pokrycia kosztów mediacji.

Na postanowienie w sprawie ustalenia kosztów mediacji nie przysługuje żaden środek zaskarżenia. Takie rozwiązanie nie wydaje się być trafne i powinno zostać zmienione przez ustawodawcę. Postanowienie to wpływa bezpośrednio na sferę majątkową mediatora oraz strony postępowania – w przypadku gdy jest zobowiązana do zapłaty kosztów mediacji. Oznacza to, że w/w postanowienie jest aktem administracyjnym zewnętrznym o charakterze materialnoprawnym, a co za tym idzie należy przyjąć, że na to postanowienie powinno przysługiwać zażalenie.

Zgodnie z treścią art. 96l § 2 k.p.a. koszty wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda – strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej. Oznacza to, że po pierwsze co do zasady to organ opłaca koszty mediacji w danej sprawie. Dopiero w drugiej kolejności koszty mediacji ponoszą strony postępowania ( gdy w sprawie może być zawarta ugoda). Wówczas strony ponoszą koszty mediacji w równych częściach, chyba że strony same uzgodnią inny sposób pokrycia kosztów mediacji.

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Zgodnie z treścią art. 96k kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator prowadzi mediację, dążąc do polubownego rozwiązania sporu, w tym przez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych.

Wyróżnia się dwa rodzaje mediacji ze względu na rolę mediatora w postępowaniu mediacyjnym: mediacja wspomagająca oraz mediacja ocenna.

Pierwszy rodzaj mediacji (wspomagająca) zakłada, że mediator ma na celu wspierać uczestników mediacji w samodzielnym wypracowaniu porozumienia. Jednak sam mediator nie proponuje uczestnikom mediacji sposobów rozstrzygnięcia sporu. W takiej mediacji mediator nie bierze bezpośredniego udziału w opracowywaniu merytorycznej treści porozumienia.

Drugi rodzaj mediacji (ocenna) zakłada, że rolą mediatora jest nie tylko organizowanie i prowadzenie rozmów (negocjacji) między uczestnikami, lecz przewiduje również możliwość aktywnego udziału mediatora w wypracowywaniu merytorycznej treści porozumienia, w tym przedstawienie możliwych sposobów rozstrzygnięcia sporu.

Przepis art. 96k k.p.a. nie rozstrzyga jednoznacznie jaki model mediacji został przewidziany przez ustawodawcę dla mediacji administracyjnej. Nie ulega wątpliwości, że do obowiązków mediatora w mediacji administracyjnej należy: organizacja postępowania mediacyjnego, przeprowadzenie procesu wzajemnych uzgodnień między uczestnikami mediacji dotyczących okoliczności faktycznych i prawnych danej sprawy oraz ustalenia sposobu rozstrzygnięcia sprawy.

Przedstawienie przez mediatora możliwych propozycji rozwiązania sprawy jak i dokonywanie przez mediatora oceny prawnej propozycji przedstawionych przez uczestników mediacji jest bardziej dyskusyjne. Takie działanie wymaga od mediatora dużej wiedzy prawnej oraz niesie ryzyko zbyt dużej ingerencji mediatora w proces mediacji, w którym to uczestnicy mediacji „osiągają” (negocjują) porozumienie. W niektórych przypadkach może zostać również ocenione przez jednego z uczestników spotkania jako działanie stronnicze, na korzyść jednej ze stron. Wobec tego każdy mediator powinien sam zdecydować czy chce podejmować takie działania, dokonując rzetelnej oceny swojej wiedzy prawnej, indywidualnych predyspozycji oraz własnych przekonań co do doboru odpowiednich (sprawdzonych) metod prowadzenia mediacji.

Przepis art. 96k k.p.a. przewiduje, że propozycje ugodowe powinny zostać ostatecznie uzgodnione przez samych uczestników mediacji. Jednak z drugiej strony wskazuje, że mediator prowadzi mediacje m.in. poprzez wspieranie uczestników w formułowaniu propozycji ugodowych. Z tak ukształtowanego przepisu wynika, że ustawodawca dopuścił aktywną rolę mediatora w procesie mediacji tzn. stworzył mediatorom możliwość ( ale nie obowiązek) przeprowadzenia mediacji ocennej.

Za szerszym zastosowaniem mediacji ocennej w postępowaniu administracyjnym przemawia charakter spraw administracyjnych, w których z reguły sposób ich załatwienia w znacznym stopniu determinują przepisy prawa. Wobec tego należy przyjąć, że w takich sytuacjach pożądane byłoby aby mediator dokonywał wstępnej oceny prawnej rozwiązań proponowanych przez uczestników mediacji. W przypadku zamkniętego katalogu możliwych sposobów rozstrzygnięć danej sprawy wydaje się, że mediator powinien również uświadomić uczestników mediacji jakie są możliwe sposoby rozwiązania danej sprawy. Takie działania mediatora ukierunkują od razu rozmowy mediacyjne uczestników na odpowiednie tory.

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora