Mediacja w postępowaniu administracyjnym – niejawność mediacji

Poufność mediacji jest jedną z podstawowych zasad mediacji jako polubownej metody rozwiązywania sporów. Niejawność mediacji pozwala uczestnikom mediacji – na tyle na ile jest to możliwe – na swobodne zachowanie w trakcie spotkań mediacyjnych. Pozwala ona na wzajemną wymianę informacji i stanowisk w celu poczynienia ustaleń w zakresie sposobu załatwienia sprawy. Uczestnicy mediacji będąc w sporze mają tym samym zagwarantowane, że w przypadku nieosiągnięcia porozumienia w postępowaniu mediacyjnym bez ich zgody treść rozmów mediacyjnych nie zostanie ujawniona i wykorzystana przez innego uczestnika mediacji w postępowaniu przed organem administracji.

Zgodnie z treścią art. 96j § 1 i 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediacja nie jest jawna tzn. mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Wskazany przepis przewiduje zakaz ujawniania przez wszystkie osoby biorące w jakikolwiek sposób udział w mediacji wszelkich informacji, o których dowiedziały się w trakcie lub w związku z przeprowadzeniem mediacji w danej sprawie.

Z treści art. 96j § 3 k.p.a. wynika, że propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji. Przepis ten ustanawia zakaz wykorzystywania informacji uzyskanych lub wytworzonych podczas postępowania mediacyjnego. Wyjątek dotyczy informacji odnoszących się do ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji.

Można więc powiedzieć, że art. 96j k.p.a. wprowadza do polskiego porządku prawnego tajemnicę mediacji jako odrębną tajemnicę chronioną ustawowo.

Uzupełnieniem omawianej regulacji jest przepis art. 83 § 4 k.p.a. Zgodnie z treścią tego przepisu mediator nie może być przesłuchany w charakterze świadka co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji zwolnią go od obowiązku zachowania tajemnicy mediacji. Oznacza to, że zakresem przedmiotowym tajemnicy mediatora objęte są wszelkie okoliczności faktyczne i prawne danej sprawy, o których mediator powziął wiedzę podczas lub w związku z prowadzeniem mediacji.

Warto pamiętać, że mediator może zostać zwolniony z zachowania tajemnicy mediacji w sytuacji gdy wszyscy uczestnicy mediacji zwolnią go od obowiązku dochowania tej tajemnicy. Oznacza to, że wyłącznym dysponentem tajemnicy mediacji są uczestnicy mediacji. To od nich zależy czy i w jakim zakresie tajemnica mediacji zostanie uchylona.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – zapoznanie się mediatora z aktami sprawy

Zgodnie z treścią art. 96i kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator zapoznaje się z aktami sprawy i ma prawo sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, chyba że uczestnik mediacji w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.

W świetle w/w przepisu mediator uzyskuje dwa uprawnienia. Po pierwsze mediator ma prawo zapoznać się z aktami sprawy. Po drugie mediator ma prawo sporządzać z akt sprawy notatki, kopie i odpisy. Uprawnienia te stwarzają wyznaczonemu w sprawie mediatorowi narzędzia do skutecznego przeprowadzenia mediacji. Uprawnienia te są przede wszystkim przydatne mediatorowi do ustalenia kwestii spornych między uczestnikami mediacji oraz poznania stanu faktycznego i prawnego sprawy.

Jednak skorzystanie przez mediatora z w/w uprawnień jest uzależnione od zachowania się uczestników mediacji. Każdy z uczestników mediacji może w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji nie wyrazić zgody na zapoznanie się mediatora z aktami. Brak zgody choćby jednego z uczestników mediacji wyrażony w w/w terminie uniemożliwia mediatorowi zapoznanie się z aktami i co za tym idzie wówczas mediator nie może sporządzać notatek, kopii lub odpisów z akt sprawy. Powyższa regulacja wprowadza domniemanie zgody uczestników na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy, które może być obalone jedynie poprzez złożenie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy. Należy podkreślić, że złożenie po terminie przez uczestnika mediacji oświadczenia o braku zgody na zapoznanie się mediatora z aktami sprawy nie blokuje mediatorowi możliwości zapoznania się z aktami sprawy.

Odmowa wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy jest oświadczeniem woli strony i wobec tego może zostać złożone w formie i trybie właściwym dla podania w postępowaniu administracyjnym, w szczególności w postaci pisemnej. Oznacza to, że dla zachowania siedmiodniowego terminu, o którym mowa w art. 96i k.p.a. wystarczy nadać pismo w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (tj. Poczcie Polskiej) w ostatnim dni tego terminu. Taka regulacja powoduje w rzeczywistości przedłużenie czasu oczekiwania (powyżej siedmiu dni) mediatora na zapoznanie się z aktami sprawy.

Pożądana byłaby zmiana tej regulacji przez ustawodawcę, tak aby niepotrzebnie nie przedłużać chwili rzeczywistego rozpoczęcia mediacji. Obecnie jednak warto postulować aby organ prowadzący sprawę po upływie terminu siedmiu dni skontaktował się (drogą telefoniczną / mailową ) z uczestnikami mediacji aby ustalić czy skorzystali oni z prawa do odmowy wyrażenia zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy.

Uprawnienie mediatora do zapoznania się aktami sprawy obejmuje dostęp do całości akt administracyjnych danej sprawy. Dostęp ten polega na bezpośrednim wglądzie mediatora do wszystkich materiałów sprawy, który odbywa się w miejscu siedziby organu.

Prawo do sporządzania notatek, kopii i odpisów z akt sprawy realizowane jest przez mediatora samodzielnie. W szczególności mediator może robić własnoręczne notatki, wykonywać fotokopie (zdjęcia) dokumentów. Mediator nie może jednak żądać od organu prowadzącego sprawę ani wydania uwierzytelnionych odpisów akt sprawy, ani sporządzenia kopii akt sprawy.

Prawo do zapoznania się przez mediatora z aktami sprawy wygasa w chwili zakończenia mediacji tj. w chwili sporządzenia przez mediatora protokołu z przebiegu mediacji.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – przekazanie mediatorowi danych uczestników mediacji

Zgodnie z treścią art. 96h kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji publicznej niezwłocznie przekazuje mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, jeżeli je posiada.

Wskazany przepis nakłada na organ prowadzący sprawę obowiązki informacyjne wobec mediatora wyznaczonego do przeprowadzenia mediacji. Regulacja ta odpowiada idei odformalizowanego charakteru mediacji. Odformalizowanie mediacji dotyczy m.in. możliwych do zastosowania sposobów komunikowania się mediatora z uczestnikami mediacji i organem administracji, który nie przystąpił do mediacji jako jej uczestnik. Sposób komunikowania pomiędzy w/w podmiotami powinien być możliwie szybki i swobodny, nie musi on przebiegać w sposób uregulowany w przepisach k.p.a. dotyczących doręczania korespondencji pomiędzy organem a stroną postępowania.

Organ prowadzący sprawę jednocześnie z wydaniem postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji powinien przekazać wyznaczonemu mediatorowi dane kontaktowe uczestników mediacji i ich pełnomocników, które są w jego posiadaniu. Wspomnianymi danymi kontaktowymi są: adresy korespondencyjne, numery telefonów i adresy poczty elektronicznej.

Jednak z obecnie obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek gromadzenia przez organ prowadzący daną sprawę wszystkich wyżej wymienionych danych kontaktowych. Organ ma obowiązek ustalić jedynie adresy korespondencyjne wszystkich stron postępowania. Obowiązek posiadania przez organ adresu strony postępowania wynika z brzmienia art. 63 § 2 k.p.a. i art. 64 § 1 k.p.a.

Wobec tego należy stwierdzić, że w każdym przypadku organ bez problemu wskaże wyznaczonemu mediatorowi adresy korespondencyjne uczestników mediacji. Tak samo bez problemu wskaże adresy korespondencyjne pełnomocników uczestników, bowiem oni zawsze w momencie przystąpienia do sprawy klienta podają taki adres.

Organ prowadzący sprawę powinien jednak dążyć do uzyskania innych danych kontaktowych wymienionych wprost w treści art. 96h k.p.a. tj. numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej. W szczególności gdy nosi się z zamiarem skierowania danej sprawy do mediacji. Uzyskanie takich danych spowoduje przyśpieszenie całego procesu mediacji, a co za tym idzie przyczyni się do realizacji zasady szybkości postępowania administracyjnego. Ponadto takie sposoby komunikacji (telefon, mail) nie generują praktycznie żadnych kosztów w przeciwieństwie do korespondencji tradycyjnej.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – bezstronność mediatora (część II)

Treść art. 96g kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) nakłada na mediatora wyznaczonego do przeprowadzenia mediacji obowiązki związane z zachowaniem przez niego bezstronności. Po pierwsze wyznaczony mediator ma obowiązek zbadania czy w jego przypadku nie zachodzą jakiekolwiek okoliczności, które mogłyby wzbudzić uzasadnioną wątpliwość co do jego bezstronności. Po drugie gdy okoliczności mogące budzić wątpliwość co do jego bezstronności się pojawią to musi ujawnić je uczestnikom mediacji i organowi prowadzącemu postępowanie w danej sprawie. Po trzecie jednocześnie z ujawnieniem tych okoliczności mediator powinien odmówić przeprowadzenia mediacji w danej sprawie.

Powyższe obowiązki powstają z chwilą wydania przez organ prowadzący sprawę postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji i trwają przez cały tok mediacji, aż do jej zakończenia. Przepisy k.p.a. nie określają w jakiej formie i w jakim trybie wyznaczony mediator ma odmówić przeprowadzenia mediacji. Oznacza to, że może być ona wyrażona w formie dowolnej – uzgodnionej przez mediatora, uczestników mediacji oraz organ administracji prowadzący sprawę (który nie jest uczestnikiem mediacji). Jednak wydaje się, że dla właściwego udokumentowania zaistniałej sytuacji mediator powinien złożyć oświadczenie o odmowie przeprowadzenia mediacji w formie pisemnej. Takie działanie byłoby również zgodne z zasadą pisemności postępowania administracyjnego.

Przepisy k.p.a. nie przewidują możliwości złożenia przez uczestnika mediacji wniosku o wyłączenie mediatora jak ma to miejsce w przypadku zaistnienia podstaw do wyłączenia pracownika od udziału w sprawie. Oznacza to, że tylko mediator wyznaczony do przeprowadzenia mediacji jest władny dokonać wiążącej oceny co do swojej bezstronności. Uczestnik mediacji może jedynie zasygnalizować mu swoje wątpliwości co do jego bezstronności. Gdy jego wątpliwości nie zostaną podzielone przez mediatora, uczestnik może jedynie w ogóle odstąpić od udziału w mediacji.

Myślę, że warto byłoby się zastanowić nad stworzeniem możliwości złożenia przez uczestnika mediacji wniosku o wyłączenie mediatora, tak aby uniknąć sytuacji w której to mediator ocenia sam siebie i nikt poza nim nie może wyłączyć go od udziału w sprawie. Pozwoliłoby to uniknąć ekstremalnych sytuacji, w których uczestnik mediacji rezygnuje z mediacji w danej sprawie jedynie dlatego, że obawia się stronniczości wyznaczonego w sprawie mediatora.

W przypadku gdy wyznaczony mediator odmówi przeprowadzenia mediacji organ prowadzący sprawę obowiązany jest wydać kolejne (nowe) postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji, w którym wskaże innego mediatora. Przy wyznaczaniu nowego mediatora organ kieruje się takimi samymi przesłankami jak za pierwszym razem.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – bezstronność mediatora (część I)

Zgodnie z treścią art. 96g § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji i niezwłocznie ujawnić okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności, w tym odpowiednio okoliczności, o których mowa w art. 24 § 1 i 2.

Bezstronność mediatora jest jedną z podstawowych zasad mediacji. Mediator prowadzący daną sprawę powinien zachować neutralność zarówno w stosunku do stron jak i do sprawy. Neutralność mediatora oznacza, że nie jest on w żaden sposób uzależniony (powiązany) od jednej ze stron mediacji oraz nie ma interesu w określonym rozstrzygnięciu sprawy. Równocześnie mediator powinien w równym stopniu wspierać każdego z uczestników mediacji w dążeniu do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. Bezstronność mediatora jest fundamentem zaufania uczestników mediacji do mediatora jak i samej mediacji jako sposobu rozwiązywania sporów.

Przepis art. 96g § 1 k.p.a. ani nie wymienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do bezstronności mediatora ani nie definiuje pojęcia bezstronności mediatora.

Należy uznać, że okoliczności o których mowa w w/w przepisie obejmują okoliczności faktyczne i prawne dotyczące osoby mediatora, które mogłyby potencjalnie wskazywać na pozostawanie mediatora w relacji zależności z uczestnikiem mediacji lub sprawą skierowaną do mediacji, która mogłaby potencjalnie wpływać na sposób prowadzenia mediacji przez mediatora, a co za tym idzie na wynik mediacji.

Wpływ opisanych wyżej związków mediatora z uczestnikiem mediacji lub samą sprawą skierowaną do mediacji na zachowanie mediatora nie musi być obiektywny i rzeczywisty. Wpływ taki może być subiektywny i potencjalny. Wobec tego należy stwierdzić, że bezstronność mediatora wyłączają wszelkie okoliczności, które w świetle doświadczenia życiowego i zasad logicznego myślenia mogą wywołać u uczestnika mediacji przekonanie co do prowadzenia mediacji przez mediatora w sposób korzystny dla drugiego uczestnika mediacji. Takie szerokie ujęcie bezstronności mediatora jest uzasadnione tym, że bez zaufania wszystkich uczestników mediacji mediator nie przeprowadzi w prawidłowy sposób mediacji, a co za tym idzie osiągnięcie celów mediacji w danej sprawie będzie znacznie utrudnione.

Opisywany przepis jako przykładowe okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do bezstronności mediatora wskazuje na podstawy do wyłączenia pracownika organu prowadzącego sprawę określone w art. 24 § 1 i 2 k.p.a. Należy jednak zaznaczyć, że katalog sytuacji określonych w art. 24 § 1 i 2 k.p.a. nie wyczerpuje wszystkich przesłanek wyłączających bezstronność mediatora. Przepis art. 24 § 1 i 2 k.p.a. stosowany odpowiednio do mediatora wskazuje na przypadki, w których z mocy prawa mediator obowiązany jest odmówić przeprowadzenia mediacji.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – mediator

Zgodnie z treścią art. 96f kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.

W przypadku gdy organ prowadzący postępowanie jest uczestnikiem mediacji, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.

Omawiany przepis określa wymogi, które powinna spełnić osoba będąca mediatorem w postępowaniu administracyjnym. Wymogi te odnoszą się do pewnych podstawowych cech osoby mediatora tj. pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych. Przepis ten należałoby jednak interpretować w powiązaniu z art. 96d § 2 k.p.a. zgodnie z którym organ prowadzący sprawę wybierając mediatora bierze pod uwagę posiadaną przez daną osobę odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju. Wymogów stawianym osobom mającym pełnić funkcję mediatora nie powinno się bowiem ograniczyć tylko i wyłącznie do generalnych cech posiadanych przez prawie wszystkich pełnoletnich obywateli, które zostały wskazane w art. 96f § 1 k.p.a. Mediator powinien mieć bowiem wiedzę i doświadczenie dotyczące spraw, w których ma zostać wyznaczony do przeprowadzenia mediacji.

Biorąc pod uwagę wyłącznie literalne brzmienie art. 96f k.p.a. mediatorem może być każda osoba fizyczna, która spełnia łącznie dwa warunki. Po pierwsze osoba ta musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych tzn. jest to osoba pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona. Po drugie osoba taka musi korzystać z pełni praw publicznych tzn. nie została pozbawiona praw publicznych prawomocnym wyrokiem sądu i nie została ubezwłasnowolniona.

Jednak w sytuacji gdy to organ dokonuje wyboru mediatora do danego postępowania mediatorem może zostać osoba posiadająca wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju (art. 96d § 2 k.p.a.). Dodatkowe wymogi są również stawiane wobec mediatora w postępowaniu mediacyjnym w którym to organ administracji publicznej jest uczestnikiem mediacji. Wówczas mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. (art. 96f § 2 k.p.a.). Ustawodawca w sposób jednoznaczny wskazuje, że osoby wpisane na w/w listy będące w posiadaniu prezesów sądów okręgowych są najbardziej kompetentnymi do prowadzenia mediacji administracyjnej.

Zgodnie z treścią art. 96f § 3 k.p.a. mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie. Wyłączenie to jest warunkiem zachowania bezstronności mediatora – podstawowej zasady mediacji. Warto podkreślić, że wyłączenie to dotyczy postępowania mediacyjnego prowadzonego zarówno pomiędzy organem a stroną jak i pomiędzy samymi stronami.

Uwzględniając fakt, że rozwiązanie to ma służyć realizacji jednej z podstawowych cech mediacji pojęcie pracownika organu administracji publicznej należałoby rozumieć możliwie szeroko. Wydaje się, że powinno ono obejmować nie tylko pracowników organu lecz także osoby wykonujące pracę na jego rzecz na podstawie innych stosunków prawnych np. na podstawie umów cywilnoprawnych. Warto pamiętać, że ograniczenie to dotyczy tylko aktualnych pracowników organu, nie dotyczy byłych pracowników organu.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – mediacja a zasada szybkości postępowania

Zgodnie z treścią art. 96e kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych ważnych powodów okres ten może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż o miesiąc.

Przepis ten dopuszcza możliwość przedłużenia terminów załatwienia sprawy określonych w k.p.a. w związku ze skierowaniem sprawy do mediacji. Takie rozwiązanie jest niezbędne do właściwej organizacji i prawidłowego przeprowadzenia mediacji, bowiem mediacja wymaga nakładu czasu pracy, często większego niż w przypadku załatwienia sprawy w zwykłym trybie administracyjnym. Przyjęte przez ustawodawcę rozwiązanie nie ogranicza prawa strony do rozpatrzenia sprawy we właściwym terminie, bowiem skierowanie sprawy do mediacji odbywa się zawsze za zgodą strony.

Odroczenie terminu rozpatrzenia sprawy w związku ze skierowaniem sprawy do mediacji wiąże się de facto z zawieszeniem biegu terminu załatwienia danej sprawy na z góry ustalony czas przeznaczony na przeprowadzenie mediacji. Wobec tego odroczenie rozpatrzenia sprawy sprowadza się do określenia nowego terminu załatwienia sprawy. W konsekwencji oznacza to, że odroczenie rozpatrzenia sprawy nie spowoduje, że organ popadnie w bezczynność, która mogłaby być zwalczana przez stronę za pomocą ponaglenia lub skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zgodnie z treścią art. 35 § 5 k.p.a. do terminu rozpatrzenia sprawy nie wlicza się m.in. okresu trwania mediacji. Oczywiście mówimy o sytuacji w której, skierowanie sprawy do mediacji nastąpiło w terminie wyznaczonym organowi przez przepisy k.p.a. do jej załatwienia (art.35 k.p.a.).

Przepis art. 96e k.p.a. nie określa w jakiej formie następuje odroczenie terminu rozpatrzenia sprawy, jednak należy przyjąć, że rozstrzygnięcie to powinno przyjąć formę postanowienia. Postanowienie o odroczeniu rozpatrzenia sprawy w związku ze skierowaniem sprawy do mediacji może być wydane w jednym piśmie łącznie z postanowieniem o skierowaniu sprawy do mediacji, bowiem oba te rozstrzygnięcia są ściśle ze sobą powiązane i powinny być w zasadzie podjęte przez organ równolegle. Na postanowienie o odroczeniu rozpatrzenia sprawy nie przysługuje żaden środek zaskarżenia.

Ustawodawca nie określił kryteriów ustalania okresu, na który powinien zostać odroczony termin rozpatrzenia sprawy w związku ze skierowaniem sprawy do mediacji, pozostawiając to w gestii organu prowadzącego sprawę. Organ określając okres odroczenia rozpatrzenia sprawy, powinien uwzględnić stopień jej skomplikowania, stosunki pomiędzy uczestnikami mediacji oraz możliwość prawidłowego i skutecznego przeprowadzenia mediacji. Przedłużenie terminu rozpatrzenia sprawy ponad rzeczową potrzebę może stanowić podstawę do postawienia organowi zarzutu przewlekłości postępowania.

Organ prowadzący sprawę wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji w sytuacji gdy w terminie przeznaczonym na postępowanie mediacyjnie mediacja nie zostanie zakończona a mediator nie przekaże organowi protokołu z przebiegu mediacji. Pod względem prawnym to właśnie protokół z przebiegu mediacji kończy postępowanie mediacyjne w danej sprawie.

Postanowienie o zakończeniu mediacji powoduje, że postępowanie mediacyjne w danej sprawie zostaje zamknięte oraz równocześnie przywraca organowi prowadzącemu sprawę bieg terminu do załatwienia sprawy, który został zawieszony na czas mediacji. Na postanowienie o zakończeniu mediacji nie przysługuje żaden środek zaskarżenia.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji

Zgodnie z treścią art. 96d § 1 zd. pierwsze kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Oznacza to, że podstawą do wydania w/w postanowienia jest wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji przez wszystkich przyszłych uczestników mediacji.

Postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji jest rozstrzygnięciem procesowym, wywołującym skutki wyłącznie w ramach danego postępowania administracyjnego. Wydanie przez organ prowadzący sprawę w/w postanowienia określa jedynie dalszy sposób prowadzenia sprawy.

Na skutek wydania postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji po stronie organu powstaje obowiązek odroczenia terminu rozpatrzenia danej sprawy. Z kolei po stronie wyznaczonego mediatora powstaje obowiązek podjęcia działań zmierzających do skutecznego przeprowadzenia mediacji.

Na postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji nie przysługuje żaden środek zaskarżenia. W konsekwencji oznacza to, że postanowienie to nie musi zawierać uzasadnienia. Technicznie postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji organ przesyła razem z postanowieniem o odroczeniu rozpatrzenia sprawy na okres dwóch miesięcy.

Zgodnie z treścią art. 96d § 2 k.p.a. w postanowieniu o skierowaniu sprawy do mediacji wskazuje się mediatora wybranego przez uczestników mediacji, a jeżeli uczestnicy mediacji nie wybrali mediatora, wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

Po pierwsze z przepisu tego wynika, że wskazanie osoby mediatora jest elementem koniecznym każdego postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji.

Po drugie przepis ten stanowi, że zgodny wybór osoby mediatora przez uczestników mediacji jest wiążący dla organu. Taka osoba musi jednak jeszcze wyrazić zgodę na przeprowadzenie danej mediacji. Wówczas organ wyda postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji wyznaczając równocześnie uzgodnionego przez uczestników mediatora.

Po trzecie w przypadku gdy uczestnicy mediacji nie dojdą do porozumienia w kwestii osoby mediatora lub gdy uzgodniony przez uczestników mediator nie wyrazi zgody na przeprowadzenie mediacji wówczas organ prowadzący sprawę samodzielnie dokona wyboru mediatora. Przepis określa jedynie generalne kryteria wyboru mediatora przez organ administracji tj. wiedza i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju. W praktyce biorąc pod uwagę fakt dużego zróżnicowania spraw administracyjnych trudno jest obecnie organowi wyznaczyć mediatora spełniającego te kryteria. Tym bardziej, że mediacja administracyjna dopiero zaczęła funkcjonować w polskim porządku prawnym, więc trudno znaleźć mediatorów mających doświadczenie w mediacji administracyjnej. W takiej sytuacji organy mogą przy wyborze mediatora posiłkować się na mediatorach działających w sprawach sądowych wpisanych na listach stałych mediatorów prowadzonych przez Prezesów Sądów Okręgowych.

Jednak również w tym przypadku (wyboru mediatora przez organ) jest konieczna zgoda mediatora na przeprowadzenie mediacji w danej sprawie. W przypadku braku zgody mediatora organ musi dokonać ponownego wyboru mediatora, który wyrazi zgodę na przeprowadzenie mediacji w danej sprawie i dopiero wtedy wydać postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji.

Postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji rodzi po stronie wyznaczonego mediatora obowiązek podjęcia stosownych działań w celu przeprowadzenia mediacji i równocześnie stanowi podstawę do uzyskania przez niego wynagrodzenia za przeprowadzenie mediacji.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – zgoda na mediacje

Zgodnie z treścią art. 96b § 3 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) strona, do której organ administracji publicznej prowadzący daną sprawę skierował zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji ma 14 dni od dnia doręczenia jej tego zawiadomienia na wyrażenie zgody na mediacje.

Do przeprowadzenia mediacji w danej sprawie konieczna jest zgoda wyrażona w w/w terminie przez wszystkie strony, do których skierowano zawiadomienie. Po upływie w/w terminu strona traci to uprawnienie i co za tym idzie mediacja w danej sprawie staje się niedopuszczalna (art. 96c k.p.a.). Warto zaznaczyć, że wymóg dochowania terminu odnosi się do wszystkich stron postępowania.

Przepisy k.p.a. nie określają w jakiej formie ma nastąpić wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji. Jednak należy przyjąć, że zgoda ta powinna przybrać formę odpowiadającą ogólnym wymogom podania w postępowaniu administracyjnym, które zostały określone w art. 63 § 1-3 k.p.a.

Wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji jest czynnością procesową strony dokonywaną w toku postępowania administracyjnego. Wobec tego wywiera ona skutki prawne tylko w sferze konkretnego postępowania administracyjnego, nie wpływając w żaden sposób na sferę uprawnień materialnych strony.

Oznacza to, że termin na dokonanie tej czynności ma charakter terminu procesowego, a co za tym idzie termin ten może zostać przywrócony gdy zostaną wykazane przez stronę przesłanki do przywrócenia terminu określone w art. 58 k.p.a. Wniosek o przywrócenie terminu powinien zawierać uprawdopodobnienie, że uchybienie terminowi nastąpiło bez winy strony. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.

Zgodnie z treścią art. 96d § 1 k.p.a. jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Postanowienie doręcza się stronom oraz organowi, o którym mowa w art. 106 § 1. Oznacza to, że wyrażenie w terminie przez wszystkie strony mediacji zgody na jej przeprowadzenie rodzi po stronie organu administracji prowadzącego daną sprawę obowiązek wydania postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji.

Przepis ten nie wskazuje terminu w jakim organ administracji publicznej powinien wydać takie postanowienie. Jednak biorąc pod uwagę zasadę szybkości postępowania powinien to uczynić bezzwłocznie, uwzględniając prawidłową organizację pracy organu oraz czas potrzebny do wydania takiego rozstrzygnięcia.

Brak określenia przez ustawodawcę konkretnego terminu na wydanie takiego rozstrzygnięcia przez organ powoduje trudności w zapobieganiu (zwalczaniu) występowania niepożądanych sytuacji przewlekłości lub bezczynności organu przy wydawaniu takiego postanowienia.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora

Mediacja w postępowaniu administracyjnym – zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji (część II)

Treść zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji administracyjnej wyznacza: art. 96b § 3 i 4 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) oraz ogólne elementy pisma w postępowaniu administracyjnym.

W zawiadomieniu o możliwości przeprowadzenia mediacji – tak jak w każdym piśmie wydawanym przez organ w postępowaniu administracyjnym – organ prowadzący sprawę powinien zawrzeć takie elementy jak: oznaczenie organu, data wydania, oznaczenie adresata, podpis osoby upoważnionej do wydania zawiadomienia wraz z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Ponadto przedmiotowe zawiadomienie to powinno zawierać: informację o możliwości przeprowadzenia mediacji, prośbę o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji, prośbę o dokonanie wyboru mediatora oraz pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji oraz zasadach ponoszenia kosztów mediacji.

Zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji powinno w sposób konkretny i szczegółowy wskazywać w jakiej sprawie i między jakimi podmiotami możliwe jest przeprowadzenie mediacji. Ponadto zawiadomienie to powinno zawierać informację, że warunkiem przeprowadzenia mediacji w danej sprawie jest wyrażenie zgody przez podmioty mające być uczestnikami mediacji oraz powinno wskazywać w jakiej formie ma nastąpić wyrażenie takiej zgody. Koniecznym elementem zawiadomienia jest również poinformowanie adresata zawiadomienia o potrzebie i sposobie wyboru osoby mediatora, gdy podmiot wyraża zgodę na mediację.

Pouczenie o zasadach przeprowadzenia mediacji powinno zawierać omówienie celów mediacji administracyjnej i możliwych konsekwencji  zastosowania mediacji w danej sprawie. Ponadto pouczenie to powinno wskazywać na podstawowe cechy mediacji administracyjnej tj. dobrowolność mediacji, bezstronność mediatora, poufność mediacji, odformalizowanie procedury mediacji. Z kolei pouczenie o zasadach ponoszenia kosztów mediacji powinno zawierać wskazanie: elementów, które składają się na koszty mediacji, kto i na jakich zasadach pokrywa koszty mediacji, z jaką chwilą powstaje obowiązek zapłaty kosztów mediacji. Pouczenia te nie powinny sprowadzać się tylko i wyłącznie do przytoczenia treści odpowiednich przepisów k.p.a., lecz powinny również zawierać zrozumiałe dla zwykłego obywatela omówienie powoływanych w pouczeniu przepisów k.p.a.

Zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji powinno zostać skierowane do wszystkich storn postępowania ( w tym do strony, która złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji) oraz do tzw. organu współdziałającego przy rozstrzyganiu danej sprawy ( art. 106 § 1 k.p.a.), który do chwili wydania zawiadomienia nie zajął jeszcze stanowiska.

Strona postępowania ma uprawnienie do złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji w jej sprawie. Wniosek taki powinien być skierowany do organu administracji publicznej rozpatrującego daną sprawę i powinien spełniać wymagania podania w postępowaniu administracyjnym określone w art. 63 § 2 i 3 k.p.a. Wobec powyższego we wniosku o przeprowadzenie mediacji – tak jak w każdym piśmie – strona powinna wskazać swoje imię i nazwisko (nazwę), swój adres oraz podpisać pismo. Ponadto strona powinna zaproponować przeprowadzenie mediacji w danej sprawie oraz wskazać kto powinien być jej zdaniem uczestnikiem takiej mediacji (organ i strony czy same strony). We wniosku takim strona może również wskazać już proponowaną osobę mediatora.

Należy przypomnieć, że wniosek strony o przeprowadzenie mediacji nie jest wiążący dla organu administracji publicznej. Oznacza to, że organ nie ma obowiązku wydania zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, lecz samodzielnie dokonuje oceny dopuszczalności przeprowadzenia mediacji w danej sprawie. W przypadku pozytywnej oceny wniosku organ wydaje zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji. Z kolei w przypadku negatywnej oceny takiego wniosku przepisy k.p.a. nie przewidują żadnej formy rozpatrzenia tego wniosku przez organ. W takim przypadku należałoby przyjąć jednak, że organ powinien wystosować do wnioskodawcy (strony) pismo informujące o tym, że mediacja w danej sprawie nie zostanie przeprowadzona.

 

** Tekst nie stanowi porady ani opinii prawnej jest wyłącznie poglądem autora